Miten teemme yritysraportoinnista ymmärrettävämpää?

Raporteissa vilahtelevat termit, kuten EBITDA, EV/EBIT, CEPS, ESG, CSRD, KPI, STI, LTI, TSR, ovat vieraita suurelle yleisölle, myös monille asiantuntijoille. Tämä ei ole vain kielellinen kysymys – kyse on myös saavutettavuudesta, selkeydestä ja vaikuttavuudesta.

Jos raportti ei ole helposti ymmärrettävissä, sen arvo viestinnän välineenä laskee. Tieto on periaatteessa saatavilla, mutta jos lukija ei ymmärrä sisältöä, viesti ei mene perille.

Tärkeimmät keinot parantaa luettavuutta ovat:

• lyhyet lauseet (alle 15 sanaa)
• napakat kappaleet (1–4 lausetta), jotka helpottavat silmäilyä ja lukemista
• lauseenvastikkeiden, jotka ovat tekoälyn suosiossa, välttäminen.

Raporttien laajuus kasvaa helposti pariin sataan sivuun. Tämän taklaamiseksi kannattaa

• aloittaa selkeällä yhteenvedolla, joka kokoaa tärkeimmän tiedon
• välttää toistoa, eli esittää asiat vain kerran mutta kattavasti
• kirjoittaa tiiviisti ja suoraan välttämällä turhia kiertoilmauksia.

Erillinen tiivistelmä, joka on räätälöity kohderyhmälle, puolustaa paikkaansa. Monet tarvitsevat nopean ja helpon yleiskuvan raportista. Kaikilla ei ole aikaa eikä halua perehtyä raportin kaikkiin yksityiskohtiin.

Termien ja lyhenteiden viidakkoa voi hallita

• käyttämällä arkikieltä aina, kun mahdollista
• selittämällä erikoistermit lyhyesti niiden ensimmäisellä esiintymiskerralla
• lisäämällä raportin loppuun sanasto, joka kokoaa käytetyt lyhenteet ja tekniset käsitteet.

"Teimme strategisen investoinnin X." Hienoa! Mutta mitä siitä seurasi? Jos vaikutuksia ei kerrota, lukija jää tyhjän päälle.

Raportin pitää puhua seurauksista, ei pelkästä tekemisestä. Muuten se on lista tapahtumia – ei tarina muutoksesta.

Mitä investoinnilla saavutettiin? Miten se näkyy toiminnassa, tuloksessa tai sidosryhmien arjessa? Nämä kiinnostavat lukijaa.

Tietoa kannattaa esittää infograafien, graafien (diagrammien), kuvien ja kaavioiden avulla. Ne helpottavat hahmottamista ja tukevat tekstin ymmärtämistä.

Visualisoinnit kannattaa selventää nasevalla otsikolla ja kuvatekstillä, jotka parantavat niiden saavutettavuutta.

Kun yritys raportoi ymmärrettävästi, se ei vain täytä velvollisuuksia – se rakentaa luottamusta, tuo strategiansa näkyviin ja puhuttelee aidosti sidosryhmiään.

Selkeä viesti jää mieleen. Ja se on lopulta tärkein tavoite myös raportoinnissa.